PROJE MÜDÜRÜ ve EKİP ŞEFİ BORDU
Ekip Şefleri ve Proje Müdürleri iş süreleri içinde, mutlaka ISS amblemli bordlarla ( el dosyası ) dolaşırlar. Bunun amacı vakit kaybını önlemek, gün içindeki operasyon ve personel ile ilgi tespitleri anında gerekli belgelerin üzerine notunu almak, oto disiplini geliştirmek ve profesyonel bir imaj vermektir. Bu bordların içinde :
1. Günlük imza çizelgesi
2. Personel kontrol formu
3. Temizlik kontrol formu
4. Vardiya iş planı
5. Proje işleri planı
6. İzin doldurucu iş planı
7. Haftalık off çizelgesi
8. Personel isim listesi
9. İlk eleman yetkinlik değerlendirme formları
10. Operasyon hareket formu
11. Oda kontrol formu (sağlık kurumları için)
12. Bina arıza durum raporu/ arıza takip çizelgesi
13. Boş A-4 kağıdı
14. Yapılması gerekenler formu bulunur. Bordlar düzgün, temiz ve sürekli güncel tutulmalıdır.

TEMİZLİK KONTROLÜ
Her projede, projenin tüm detay bölümlerini içeren bir temizlik kontrol formu (spv check list) oluşturulur. Temizlik Kontrol formu Temizlik Hizmetleri Yöneticisi tarafından hazırlanır, direktör/direktör yard. tarafından kontrol edilip uygulamaya başlanır. ( proje açılışından itibaren ilk 1 hafta içerisinde hazırlanmalıdır.)
Temizlik kontrol formu her gün görevli temizlik hizmetleri şefleri tarafından doldurulur. Birden fazla vardiya olan projelerde kesişen temizlik hizmetleri şefleri formu birlikte doldururlar.
Prosedürün ekinde bulunan temizlik kontrol formu örnek form olup minimum içeriğinde örnek formda bulunan bölümler olmak şartı ile her proje için farklı oluşturulabilir.
Form ‘iyi’, ‘kötü’ olarak hazırlanmıştır.Olması gereken heryerin temiz olmasıdır.Formu doldururken uygun bulunmayan yerler için ‘kötü’ değerine tik atılır veya + yazılır, mutlaka açıklama yazılır. Yapılması gereken işler formu ile personele iş verilir.Uygun olmayan bölümler ile ilgili çalışmalar supervisorun yönlendirmesi ya bir sonraki vardiyada yada proje işleri döneminde tamamlanır.
Temizlik Hizmetleri Yöneticisi gün içerisinde yaptığı bina kontrolleri ile temizlik kontrol formunu karşılaştırarak kontrol eder, görmüş olduğu eksiklikleri kırmızı kalem ile not eder, ekip şefini yönlendirir ve bu kontrolün göstergesi olarak formu imzalar.
Temizlik kontrol formu kalite kayıtları prosedüründe belirlenen sürelerde saklanır.
Tüm WC lerde temizliği yapan personel tarafından WC kontrol formu imzalanır. SPV veya PM lerde WC kontrolü yaptıklarında bunu WC kontrol listesinde belirtirler.
WC kontrol listeleri kalite kayıtları prosedüründe belirlenen şekilde saklanır.

HAFTALIK DENETİM
Her projede Projenin kendi yapısına uygun olarak hazırlanmış Haftalık Denetim Formu bulunur. Bu form ilgili proje müdürü tarafından projenin açılışından en geç iki ay içerisinde hazırlanarak ve bağlı bulunan direktöre (franchisee) onaylatılarak uygulamaya alınır.
Form üzerinde projenin detay bölümleri ve bu bölümlere karşılık gelen puanlar yer alır. Değerlendirmeler bu puanlar üzerinden yapılacaktır. Bu bölümlere yazılacak puanlar 5 ve 5 in katları şeklinde ayarlanır. Puanlama yapılırken de 1 – kötü, 2 – zayıf, 3 – orta, 4 – iyi, 5 – çok iyi karşılığı olarak düşünülür.
Binanın tipine uygun olarak toplam içerisindeki bölüm puan yüzdeleri farklılık gösterirler. Her bir bölüm içerisinde de puan dağılımı toplam puanın % 45 – 50 si zemin ( temizlik, cila, süpürgelikler vs), % 40 – 45 yan yüzeyler ( cam, duvar, dolap, perde vs), % 10 aydınlatma ve havalandırmalar olarak dizayn edilir. KPD formu ekinde her tesis için ayrıca puanlandırılmış, puan dağılımları standart yüzdeler olarak kabul edilmektedir. Bu puan dağılımı baz alınarak proje haftalık temizlik denetimlerinin puan dağılımları hazırlanmalı ve /veya revize edilmelidir.
Projenin başarı puanını direkt etkilemesi yönünden puan dağılımı son derece önemlidir.
Haftalık kontrol binanın her yeri dolaşılarak yapılır. Herhangi bir nedenle görülmeyen yerler, gözlenememiş olarak kabul edilir ve puanlama dışında tutulur.
Haftalık Kontrol Formu, mümkün ise Müşteri temsilcisi ile birlikte doldurulmalıdır, eğer bu mümkün olmuyor ise müşteri ye onaylatılmalıdır.
Haftalık kontrol Formları projelerde aylık olarak dosyalanır ve kalite kayıdı olarak kalite kayıtları prosedüründe belirtilen süre boyunca saklanırlar.

KALİTE PERFORMANSI VE PROGRAM MUTLAKLARI DEĞERLENDİRMELERİ
Kalite Performansı ve program mutlakları değerlendirmeleri direktör/direktör yard. tarafından performans iyileştirmesi prosedüründe belirtildiği şekilde yapılmakta, tespit edilen uygunsuzluklar için Düzeltici ve Önleyici faaliyet prosedürünün ve Uygun olmayan ürün prosedürünün ilgili maddeleri uygulanmaktadır. (Bkz. SOP 1100)

WC KONTROL FORMU
Projenin uygunluğuna göre WC lerin temizlenmesi gereken zaman dilimlerini belirlemek ve temizlenenlerin kontrolünü yapabilmek için kullanılır.
Her her projede her tuvalet için ayrı temizlik kontrol sıklığı esasına göre hazırlanır. Plastik plexler içinde muhafaza edilir. Plexlerin wc kapılanının yanına monte edilmeleri güvenlik açısından en uygun yerdir. Tuvaletlerin yoğunluğuna göre tuvaletlerin kontrol ve temizlik saatleri bir çizelge üzerinde belirtilir.Personel ve ekip şefi imza bölümleri mevcuttur. Tuvalet temizlendikten sonra personel tarafından temizliği yapıldığına dair imza atılır. Ekip şefleri de temizliğini kontrol ettikleri tuvaletlerin WC check listlerini imzalarlar.Belirtilmesi gereken acil eksiklikleri form üzerine not alır / personeli yönlendirir. Proje müdürleri imzalanan check listleri kontrol ettikten sonra ( imza atılmış mı, saat dilimleri doğru mu, check listin genel görünümü- fotokopi kalitesi iyi mi vb… ) dosyaya kaldırırlar.
Kalite kayıtları saklama sürelerine göre takip edilir.

YAPILMASI GEREKENLER FORMU
Yöneticiler tarafından, personellere iş verilirken, yapılması gerekenler formu doldurulur, öncelik sırasına göre personeller işleri yapar ve tamamladıkları işleri, varsa iletmesi gereken notları ve arıza bildirimlerini de yazarak, yöneticilerine ulaştırırlar.

HASTA ODASI KONTROL FORMU
Sağlık kurumlarında oda temizliği sonrası odayı detaylı kontrol etmek için kullanılır eksiklikler personele bildirilir.

ODA DURUM RAPORU
Sağlık kurumlarında hasta odalarının temizliğini kontrol etmek için kullanılır. Personel ve şefler için ayrı form kullanılır.

BANKA ŞUBELERİ DEĞERLENDİRME FORMU
Banka şubelerinde sabit / veya mobil ekiplerin temizliğini değerlendirmek ve müşteri onayı almak için kullanılır.

İNŞAAT SONRASI TEMİZLİĞİ HAK EDİŞ VE DEĞERLENDİRME FORMU
İnşaat sonrası temizliklerinde karşılaşılan problemleri, yapılan faaliyetleri ve iş gücü planlamasının yapılması, kalitenin tespit edilmesi ve müşteri onayının alınması için kullanılır.

AYLIK ÇALIŞMA PROGRAMI
Her çalışan kullanabilir. Ancak daha çok merkez çalışanları ve yöneticileri için kullanılır.
Bu şekilde işler aylık planlanır ve tüm ilgili kişiler tarafından takip edilir.

HABERSİZ DENETLEME VE GECE VARD. TEMİZLİK DENETLEME FORMU
Proje yöneticileri gece vardiyalarını en az ayda bir kez, direktör yardımcıları da gerekli gördüğü projelere programına göre hadersiz denetleme formu/Gece vard. Tem. Den. formu ile denetleme ve değerlendirme yapmalıdır. Gözlemlerine göre eylem faaliyetleri yapmalıdır.

VARDİYA DAĞILIMI
Projelerde, vardiya dağılımları yapılmadan önce, yöneticilerin uygun gördüğü bir alanda
tüm personel mesai saatinden 15 dk. önce hazırlanıp(üniforma giyinmesi ve malzeme tedariki) hizalı ve numarasına göre sıralanması ile iştima yapılır.Yönetici, Personel Hijyen talimatına ve ISS imajına uygunluğun sağlanabilmesi için, Personel Check-listi yapar.Mesai saatlerine uyum gözlenir.Uygun personellere giriş imzaları attırılır.Her iştimada gerek binaya ilişkin kural hatırlatmaları, gerekse güncel eksiklikler veya yönlendirmelere en az 10 dk. yer verilir.Vardiya dağılımı yapılır. Ekstra iletilecek notlar, yönetici tarafından, yapılması gerekenler formlarına yazılır ve personellere verilir. Akabinde dağılım tamamlanır ve İş planına uygun olarak tüm çalışanlar görev bölgelerine ulaşır.

BULUNAN EŞYA SİSTEMİ
Projelerde müşteri tarafından farklı bir uygulama istenmediği sürece temizlik personeli tarafından bulunan eşyalar kayıt altına alınır ve müşteri temsilcisine yada öngörülen yetkiliye teslim edilir.
Herhangi bir eşyayı bulan personel eşyayı yöneticilerin bildirdiği yere getirir ve ilgili kişiye teslim eder ve bunu bir üst yöneticisine rapor eder. ISS yöneticisi bu bilgiyi bulunan eşya kayıt formuna işler ve ilgili kişilerin imzası alınır. (Bkz. Ortak prosedürler SOP 1200)
Değerli eşyalar (para,mücevher,çek,cüzdan,çanta,telefon vs.)mutlaka anında teslim edilmelidir.

BİNA ARIZA TAKİP SİSTEMİ
Hizmet verdiğimiz projelerde, temizliği etkileyen veya temizlik kalitemizin düşmesine sebep olabilecek arızalar ve –veya- yönetimlerin isteğine göre, görülen tüm arıza ve aksaklıkları mevkii ve arıza açıklamaları, personeller yapılması gerekenler formu ile bildirir, şefler hem buradan hem de kendi kontrolleri sonucunda tespit ettikleri arıza ve aksaklıkları bina arıza formuna yoksa ISS günlük bina arıza bildirim formuna yazılır. İlgili yöneticiliğe ulaştırılır. Bildirilen ve tamiri yapılmayan arızaların takibi yapılarak arıza takip çizelgesi ile rapor verilir.

INCPECTION RAPORU
Hizmet verilen binalarda, müşteriye kapalı olduğu dönemlerde yapılmak üzere, müşteri bilgisi dahilinde detaylı bina ve yüzey kontrolleri yapılır ve müşteriye incpection raporu ile sunulur.

ANAHTAR TAKİP SİSTEMİ
Hizmet verdiğimiz projelerde, müşterimize ait anahtarları ISS personellerinin kullanmaları gerektiğinde, sürekli kullanımda anahtar zimmetlenir. Günlük kullanımlarda anahtar kontrol defterine alındığı ve teslim edildiği saatler yazılır ve imzalanır.

ÖZÜR KARTI
Temizlik yapılan alanlarda herhangi bir aksaklık veya hasar durumunda ilgili görevli özür kartı bırakır ve yöneticisine haber verir. Yönetici durumu yönetir.

DİĞER HİZMETLER: BAHÇE BAKIMI HİZMETLERİ
Ağaç ve Çalı bakımı Programı
Tarihleri belli bir bakım ve bahçe uygulamaları iş programıdır. İşler yapıldıkça işaretleme yapılmalıdır.

Bahçe Bakımı KPD’si
Proje Yöenticisinin ayda bir ve ilgili üst yöneticisinin en az 6 ayda bir yapması gereken kalite performansı değerlendirmesidir. (Bkz. SOP 1100)

DİĞER HİZMETLER: ÇAMAŞIRHANE HİZMETLERİ
Linen Sayım Tablosu, Çalışma Programı, Yıkama Takip Listesi, Çamaşır Takip Listesi ve Çamaşır Kullanım Dışına Alma Belgeleri ile Çamaşırhane hizmetlerinde gerekli kalite kayıtları tutulmaktadır.
İlgili Dökümanlar
Temizlik Kontrol Formu (Spv check-list)
Haftalık Denetim Formu
WC Kontrol Formu
Yapılması Gerekenler Formu
KPD, PMD Formları
Performans İyileştirme prosedürü
Hasta odası kontrol listesi
Oda Durum Raporu (Spv)
Oda Durum Raporu (Personel)
İnşaat Sonrası Değerlendirme Formu
Banka Şubeleri Temizlik Denetleme Formu
Aylık Çalışma Programı
Habersiz Denetleme Formu
Günlük Bina Arıza Bildirim Formu
Arıza Takip Çizelgesi
Buluntu Eşya Kayıt Formu
Anahtar Kontrol Formu
Incpection Raporu
Özür Kartı
Bahçe Bakım Programı ve KPD
Çamaşırhane Formları