Temizlik iş planı :Satış aşamasında  belirlenen personel sayısına göre her personelin yapacağı işleri, görev yerlerini, çalışma saatlerini gösteren çizelgedir. İş planı; personel takibi ve iş takibi yapmamızı sağlar. Eksik personel ile çalışıldığı zaman hangi bölgede, hangi temizlik işlemlerinde sıkıntı yaşayabileceğimizi gösterir, önlem almamıza olanak tanır.

Temizlik proje işleri: Proje işleri  ilgili projelerde yapılan periyodik temizlik detaylarına verilen isimdir. Bu detayların içeriği ve temizlik periyotları her projeye göre değişiklik göstermektedir.

Günlük işlerin dışında periyodik olarak yapılan işlerin, proje işleri temizliği yapacak elemanların çalışma saatlerine uygun olarak aylık olarak planlanması ve yapılan işlerin takip edilmesi için tutulan bir formdur.

Projelerde proje işleri, iş planları ve görev tanımları sözleşmelere, müşteri isteklerine  ve projenin fiziksel şartlarına bağlı olarak proje müdürleri tarafından planlanır ve direktöre onaylatılarak işleyişe koyulur.

Görev Tanım Kartı : Her projede görev yapan personelin görev tanımı mevcut bulunmalıdır. Personelin görev tanımı eğer görev kartları içerisinde ve vardiya iş planında yer almıyorsa (ekip şefi, PM gibi) görev tanımı formatında hazırlanır ve personele tebliğ edilerek personel dosyasında saklanır. Bazı projelerde genel görev tanımlarına ilaveler yapmak gerektiğinde yine aynı sistem kullanılabilir.

Proje müdürleri İş planındaki görevleri tek kart şekline getirerek görev kartlarını oluştururlar. Bu kartlar pvc kaplanarak ilgili personele verilir. Böylece personel hangi saat diliminde nerede ne iş yapması gerektiği konusunda sürekli bilgilendirilmiş olur. Personelin belli bir süre sonunda bu görev kartında yer alan görevlerini ve hizmet mevkisini ezberlemesi tercih edilmektedir.

Temizlik Personeli haftalık/aylık izin takip çizelgesi:

Tüm personelin  izin günlerinin belirlendiği ve takip edildiği çizelgedir.

İzin doldurucu iş planı:

Proje başlangıcında hazırlanır. İzinli personelin yerine kimin çalışacağını gösteren bir plandır. Gerekli zamanlarda Proje müdürleri tarafından revize edilir. İsteğe göre ofiste görülen bir yere de asılabilir.

Temizlikte iş gücü planlaması : Proje müdürü iş planlarını, görev tanımlarını ve proje işlerini planlarken aşağıdaki şartları göz önünde bulundurmalıdırlar.

Eleman Sayısı

Projenin fiziksel ve ekipman imkanları

Eleman ve ekipman becerileri

Sözleşme maddeleri

Müşteri beklentileri ve öncelikleri

İş planlarında kimin hangi saatte çalışacağı ve hangi işleri yapacağı görülmektedir.

Direktör tarafından da onaylanan planlar eğer sözleşmede belirtilmiş ise müşteri temsilcisine de onaylatılır. Eğer sözleşme maddelerinde böyle bir zorunluluk yok ise direktörün onayı yeterlidir, planlar uygulamaya koyulur.

Proje müdürleri İş planındaki görevleri tek kart şekline getirerek görev kartlarını oluştururlar. Bu kartlar pvc kaplanarak ilgili personele verilir. Böylece personel hangi saat diliminde nerede ne iş yapması gerektiği konusunda sürekli bilgilendirilmiş olur. Personelin belli bir süre sonunda ( ilk 3 ayda) bu görev kartında yer alan görevlerini ve hizmet mevkisini ezberlemesi tercih edilmektedir.

Hazırlanan ve uygulanan bu planlar müşteri beklentileri, fiziksel imkanlar, eleman becerileri eleman sayısı değişiklikleri ve yapılan denetim sonuçlarında çıkan uygunsuzluklar doğrultusunda sürekli revize edilerek geliştirilir.

İş planlarında görev verilen personele görevi ile ilgili eğitimler eğitim prosedüründe belirtildiği şekilde  Proje yöneticisi, supervisor ve/veya yetiştirici tarafından verilir.

Proje işleri planını yıllık olarak ta belirleneceği gibi her ay için ayrı planlanması tavsiye edilir. Bazı projelerde (hastane vs gibi) proje işleri katlara veya mekanlara göre planlanabilir. ( Prosedürde yer alan proje işleri formu örnek form olup, projenin işleyişi, müşteri istekleri  ve imkanları ile orantılı olarak farklılıklar gösterebilir)

Çizelge ekip şefi bordunda taşınır ve ofis duvar panosunda asılı bulundurulur. Hastanelerde eleman kat proje işleri uygun kapı arkalarında personelin takibi için asılır. Ekip şefleri çizelgeyi ve iletişim defterini inceleyerek yapılması gereken proje işlerini öğrenerek, işleri yaptırırlar.

İletişim defterine ve formun altına yapılan işler, yapılamayanların neden yapılamadıkları yazılır.

Proje müdürü yapılan proje işlerini kontrol eder ve çizelgede ‘’x ‘’, “ilgili saat” işareti ile belirtilen proje işlerini renkli kalemle işaretleyerek onaylar.

Planlanan proje işleri gerçekleştikçe proje sorumlusu veya görevlendirdiği kişi tarafından plan üzerine renkli kalem ile işlenerek işlerin yapılmış olduğunun kayıtları izlenmektedir.

Projede bahçe bakım hizmetlerinin olması durumunda yapılacak işler bitki ve çalı bakım programına uygun olarak  gerçekleşir.

Proje işlerinde kullanılan formlar kalite kayıtları prosedüründe belirlenen süreler boyunca projede iş planlama dosyasında saklanır.