Temizlik Şirketleri Kalite Kaydı:  Bir işin yapılması ve/veya kontrolü aşamasında kullanılan ve bir süreç veya işlem ile ilgili bilgi veren, verilen yada alınan hizmetin kalitesini ölçen veya tanımlayan evrak, form, liste gibi dokümanlar kalite kaydı olarak adlandırılmaktadır.

Temizlik Şirketi Kalite Güvence sistemi içerisinde yer alan tüm formlar, işlendikten sonra kalite kaydı haline gelir. Kalite sistemini işleyişi hakkında bilgi veren raporlar da kalite kaydı kapsamındadır.

Kalite kayıtları yapılan işin niteliği ve kalitesi konusunda bilgi içerdiğinden dolayı asla buruşmamalı, ıslanmamalı, üzerinde karalamalar yapılmamalı,  ilgili dosyalarda özen ve düzenle saklanmaktadır.

Termal faks kağıdında yazılı olan kalite kayıtları zamanla yazıların yok olması tehlikesine karşı fotokopisi alınarak saklanmaktadır.

Yapılan temizlik işi ile ilgili kalite kaydını tutmak işi yapan kişinin sorumluluğundadır.

Kalite kayıtları işleyen kalite güvence sisteminin kanıtı olarak ilgili bölüm müdürünün izni olmaksızın bir başkası tarafından alınamaz ve çoğaltılamaz.

Müşterinin talep etmesi durumunda kalite kayıtları ilgili bölüm müdürü tarafından çoğaltılarak müşteriye teslim edilir.

Kalite kayıtları birimlerde ayrı bir dolap içerisinde üzerlerinde bağlı olduğu konu yazan dosyalarda saklanırlar.Kalite kayıtlarının uygun koşullarda saklanmasından ilgili bölüm sorumluları ve müdürleri sorumludurlar.

Kalite kayıtları, kalite kayıtları listesinde belirlenen sürelerde ve ilgili bölümlerde tekrar ulaşılabilir olarak saklanmaktadır.

Kalite kayıtları listesinde saklama süreleri ve saklama sorumluları belirlenmiş olup bu liste Temizlik Şirketi Kalite departmanı tarafından hazırlanır ve güncelliği sağlanır.

Kalite kayıtları saklama süreleri sonunda ilgili birim sorumluları tarafından yırtılarak, yakılarak yada makineden geçirilerek imha edilir, imha edildiğine dair birim sorumlusu tarafından tutanak düzenlenir, asla müsvedde  olarak kullanılmazlar.

Kalite kayıtlarının doldurulmasında kurşun kalem kullanılmaz, mürekkepli kalemler tercih edilir.

Kalite kayıtlarının herhangi bir birimde bilgisayar ortamında tutulması söz konusu olduğunda ; kayıtların bulunduğu klasörler ilgili projede bir liste olarak tanımlanır ve yedekleme talimatına uygun olarak yedekleri alınır.

Kalite departmanı tarafından yayınlanan dokümanlar için kalite kayıtları listesi oluşturma sorumluluğu kalite departmanında, proje özel dokümanlar için kalite kayıtları listesi oluşturma sorumluluğu ilgili proje sorumlularındadır.