Temizlik Malzemesi talebi yapmak, malzeme almak ve ürünlerin envanterini almak, şirket yönetimi muhasebe sisteminin önemli bir parçasıdır. Sürecin izlenmesi kayıtların her zaman doğru olarak tutulması zorunludur.
Fatura irsaliyesi, sipariş verme ve envanter bilgileri ve prosedürler maliyetler üzerinde yönetim kontrolü yapmak üzere dizayn edilen araçlardır.
Malzeme ve temizlik kimyasalları tüketim analizleri satın alma prosedüründe belirtildiği şekliyle yapılmalı ve güncelliği sağlanmalıdır.
Aylık stok sayımları yapılmalı ve kayıtlar malzeme talep formuna işlenmelidir.
Temizlik Şirketleri yapılan taleplerde, malzeme limitlerine uymalıdır.
Talepler her ayın 20’sinde yapılmalıdır.
Gelen israliyeler ve faturalar prosedüre uygun kesin sipariş durumu ile kontrol edilmelidir.
Yaşanılan uygunsuzluk durumlarında girdi ürün/hizmet uygunsuzluk formu düzenlenmelidir.
Projeye gelen faturalar ve irsaliyelerin bir nüshası vaktinde merkeze ulaştırılmalıdır.
Dönemsel yapılan kıyafet taleplerinde proje limitlerine uyulmalı ve olağanüstü durumlar haricinde(ilave satış, ciddi kaza vb.) dönem içinde tekrar kıyafet talebi yapılmamalıdır.
Faturaların ve Sevk İrsaliyelerinin Kontrolü
Fatura da yada irsaliyede yer alınan her ürün ve miktarı kontrol edin. Değer farklılıklarını ve fiyat değişikliklerini not edin. Fiyatları şirket listesine göre mukayese edin. Manuel olarak hazırlanan faturalardaki / irsaliyelerdeki büyümeleri ve toplamları kontrol edin.
Temizlik Şirketi standartlarını karşılamayan malları kabul etmeyin. Almadığınız mallar için imza atmayın. Siparişi kontrol ettikten sonra evrak üzerine malları kabul ettiğinizi göstermek için isim soyadınızı yazın ve imzanızı atın.
Kontrollerinizi tamamladıktan sonra değer kayıplarını veya uygunsuzlukları girdi ürün kontrol formuna kayıt ederek raporlayın.
İrsaliyeleri takip etmeden ürün teslim almayın, malzeme talep formu ekine koyarak dosyalayın.
Faturası gelen tüm irsaliyeleri eşleştirin.
Gelen faturaları ve irsaliyelerin bir nüshasını, ay sonu gelmeden muhasebeye teslim edin.
Yukarıda yazılı olanlar temizlik şirketleri muhasebesini kısaca anlattığını düşünüyoruz. Yeni alınan sözleşmeli temizlik hizmetleri verdiğimiz projelerdeki yönetici çalışma arkadaşlarımıza gerekli eğitimler verilmiştir.